Konsten att återkoppla

Feedback i vardagen är ofta eftersträvat i arbetslivet och i en coachande agil kultur som många arbetsgivare strävar efter så är den dagliga återkopplingen något som driver både medarbetare och resultat framåt. Nu när så många av oss även arbetar på distans och inte har möjlighet till de där diskussionerna vid kaffeapparaten blir det än viktigare att vara snabb på att återkoppla!

För mig själv som arbetat med kommunikation i olika roller en lång tid så märker jag att även om det är något vi ser som viktigt både i arbetet både internt såväl externt, i försäljning, marknadsföring och sociala medier så är det tyvärr fortfarande vanligt med utebliven återkoppling. Jag tror personligen att det inte beror på att någon medvetet låter bli att kommunicera, mer att alla personer inte förstår vikten av bra feedback.

När det gäller intern kommunikation är det en fråga om att involvera samtliga i dialogen, från ledning och neråt. Jag har tidigare skrivit om när osynliggörande och utebliven respons används som härskarteknik från person i ledande ställning och hur du kan göra för att bryta detta, men är det något som nästan blivit en standard från flera personer i ledande ställning så är det också ett beteende som ärvs nedåt i organisationen och till sist blir en standard kring hur medarbetare behandlar varandra. Att då försöka visa att snabb återkoppling både gynnar den enskilde personen såväl som alla i organisationen är något som ofta kräver fokuserade heldagar med team-övningar och diskussioner. Snabb lösning här om du känner igen dig i din organisation, bli den som alltid ser till att återkoppla snabbt när någon har frågor så bidrar du till en organisation byggd på kontinuerlig återkoppling!

När det gäller externa kontakter stöter jag relativt ofta på någon som har frågor som jag själv försöker återkoppla snabbt till. Men att sen förstå varför det plötsligt blir tyst i andra änden är inte alltid enkelt. Ofta är orsaken att en person hos den externa parten fått i uppgift att tex. få förslag på en kommande utbildningsinsats och när den personen då får snabb återkoppling från mitt håll betyder inte alltid det att de själva har ett snabbt svar. 

Ibland har den frågeställande parten inte mandat att själv ta beslut utan behöver skicka svaret vidare och är då såklart själv beroende på svar internt innan de kan gå vidare med svar till mig. Själv har jag för länge sedan slutat lägga värderingar på ifall någon är dålig på återkoppling utan ser det som del i mitt uppdrag att hjälpa dem att komma till ett beslut. Ett tydligt nej är alltid minst lika uppskattat som ett klart ja, men att bollas framåt med "det kan vara intressant, ring om en månad - senare i höst - till våren etc är nästan lika frustrerande som total tystnad och inte alls positivt. Tydliga besked är alltid välkommet!

Tips om du arbetar med mig
För några år sedan genomförde jag min första REISS-profil kring vilka drivkrafter som är viktigast för mig och vad jag kan behöva arbeta på. En uppgift som alla vi deltagare fick ta fram var tips kring hur andra bäst kan arbeta med oss och jag tänkte dela med mig av mina råd här och kanske du själv får tips om hur du själv skulle sätta upp detta för egen del?

Gör det här

• Kom jättegärna med förslag kring förbättringar
• Leverera dina egna uppgifter i tid
• Var konkret, rak och ha alltid fakta kring dina argument
• Allt behöver inte vara 100% perfekt för att komma vidare
• Håll vad du lovar och lova bara det du kan leverera!
• Lyft gärna fram bra saker, beröm alla i teamet när vi gör bra saker!

Gör INTE det här

• Jag vill aldrig höra "vi har alltid gjort såhär" utan argument
• Var inte sen till möten, vår tid är lika viktig som din!
• Verkar du missa deadline, säg till innan så vi andra kan justera våra uppgifter!
• Låt bli att stressa, du jagar upp mig och till slut gör jag ditt jobb och då är du onödig!