Modern Workplace, vad är egentligen det?

Den senaste tiden har jag haft flera trevliga möten där en stor del av fokus landade i diskussioner kring hur vi uppfattar en utvecklande arbetsmiljö och konceptet "modern workplace" är verkligen något som det finns många uppfattningar kring.

När jag sommaren 2019 besökte Las Vegas (kommer ni ihåg konferenser där man faktiskt möter folk i verkliga livet? :) och Microsofts inspirationskonferens så var ett stort inslag just kombinationen av teknik och förståelse för hur vi uppfattar möjligheter och utmaningar. Det har väl knappast undgått någon hur pyttemjuk ändrat riktning med sin nya ledning och forskningen (och deras uppåtgående resultat) visar verkligen att de gör helt rätt. I Microsofts fall krävdes det en ny VD och i många fall en helt ny ledning för att ändra riktning på hela skeppet. Oavsett storlek på bolag eller arbetsgivare så är detta den absolut viktigaste delen att ta med sig. Utan transparens och öppet stöd ifrån de högsta cheferna så spelar det ingen roll vilken häftig ny teknik som köps in eller vilka vackra ord som presenteras.

Gör som jag menar, inte som jag säger...

Vi har väl alla varit med om att vi tänker en viss tanke, men säger något helt annat eller kanske mer vanligt, är väldigt otydliga med vad vi egentligen menar. Själv får jag ofta höra av barnen att "men det var inte så du sa" och jag tror att vi alla har en lärdom att ta in kring hur öppna och tydliga vi är när vi vill få fram ett budskap. Än värre är det faktiskt när tex. chefer mässar om fina tankar och idéer, men i verkligheten fortsätter med sitt gamla arbetssätt för "såhär har vi alltid gjort"...

När vi pratar om förändringar, nya sätt att jobba, ja då krävs det att de som har en ledande ställning verkligen också visar att detta gäller alla, även dem! För att verkligen se effekt krävs det engagemang, tydlighet och kanske allra viktigast en transparens att vi alla är nya på området och stöttar varandra i resan. Tillsammans hittar vi den bästa vägen för en modern arbetsplats!

Modern workplace, lika mycket förståelse som teknik

Jag har länge mässat om att när det gäller ny teknik och att verkligen kunna få effekt av denna så är det människan som i grunden behöver förstå nyttan och vad målet med tekniken är. Det är väldigt glädjande att höra nu när jag är talar med kunder att förståelsen för nyttan och kommunikationen där omkring i många fall är lika viktig som att lära sig den nya tekniken i sig. För att kunna dra verklig nytta av investeringarna är det hög tid att också kunna ta ett steg in i hur tekniken kan bidra till ett mer modernt arbetsliv och i slutänden både bättre resultat samtidigt som medarbetarna får en uppdaterad arbetsmiljö.

Möten, hur kan vi effektivisera dessa?

Förr i tiden när vi inte hade teknikstöd behövde vi i många fall ha alla medarbetare på plats. Möten var tvungna att hållas fysiskt och på sin höjd kunde du ha telefonkonferens om det verkligen behövdes. Idag har i stort sett alla bredband hemma eller möjlighet att sitta och jobba någonstans där det finns tillgång till Internet och alla vi som arbetat på distans i snart två år visar ju att det verkligen går att göra samma insats fast du inte har en chef som övervakar varje tangentklick! 

Vi har alla möjliga tekniska hjälpmedel för att slippa resa till möten och om någon har svårt att få ihop fritid och jobb så går det ju även i vanliga fall att arbeta på distans och uppnå bra resultat, ibland ännu bättre än om personen tvingas sitta i kontorslandskap.

En viktig detalj när det gäller mötesplanering är att lämna "luft" för pauser, så det inte blir så att du en dag kikar i kalendern och ser att hela dagen, timme efter timme är inbokat redan... Försök att planera upp kortare möten så de tex. är 25 istället för 30 minuter, längre möten kanske 45 istället för 60 minuter så du får möjlighet att sträcka på benen, ta lite kaffe eller annat. En paus är viktig både fysiskt, men även nödvändigt för att kunna ladda om mentalt! Använder du Outlook och kalendern där så går det faktiskt att sätta som default att kapa bort 5 minuter för varje bokad halvtimme, testa vet jag!

Tillit... vägen till en verkligt modern arbetsplats!

I slutänden är det en fråga om tillit... tro på din kollega, lita på att även om du inte kan se dem så kommer de att leverera! Jag kan ta mig själv som exempel när jag vid tillfälle behövt sitta en heldag och utveckla något kring ett utbildningsprogram eller liknande och då gjort det på hemmakontoret.

Lägg till dimensionen att vi alla är olika och fundera över vilket som faktiskt är bäst för din kollega. Framförallt, är du ledare och vill få möjligheten att se än bättre resultat så är det ett värdeord som jag vill att du tar med dig... det är tillit. När alla känner att man vågar testa nya vägar, vågar vara unik och vågar säga nej, då har du hitta en väg till en riktigt modern arbetsplats!

Det finns inga perfekta tillfällen

En av mina favoriter från den agila världen är att våga göra fel... Att agera snabbt och kontinuerligt justera de delar som fungerar mindre väl är från mitt perspektiv precis det som behövs för att komma vidare och lyckas! De som fixar och justerar in absurdum i det tysta för att ha en så "perfekt" lösning som möjligt att visa upp upptäcker inte helt sällan att när tjänsten/produkten går live så har behoven helt förändrats och den där succén uteblir helt och hållet...

Jag har själv alltid försökt arbeta efter att vara snabb med återkoppling och tror på att visa upp nya idéer och gärna tweaka och justera efterhand feedback kring potentiella förbättringar. En viktig ingrediens i agilt arbete är just kontinuerlig förbättring och det är svårt att förbättra något enbart med intern feedback.

Nu när "alla" som kan fortfarande arbetar på distans så har verktyg som tex. Microsoft Teams fullkomligt exploderat och Microsoft pumpar ut nya features och är grymt snabba på att reagera när användarna kommer med tankar och åsikter kring förbättringar. Själv hoppas och tror jag att detta är något som fler och fler företag kommer att anamma framåt!

Kontinuerligt lärande annars innebär också just att framgångsrika arbetsgivare ser vikten av att fortsätta investera i utbildning för sina medarbetare, även under svåra tider som vi ser just nu. Jag är övertygad om att de som inte bara fokuserar på brandsläckning utan också stöttar sina medarbetares kompetensutveckling både har mer fokuserade och engagerade anställda och framåt även kommer kunna skörda resultaten av dessa investeringar när vi närmar oss mer normalläge ige!

kom ihåg, en bra plan idag är alltid bättre än en ack så perfekt plan imorgon!!

Att arbeta värderingsbaserat

Att arbeta värderingsstyrt kan låta som en floskel om det inte vävs in naturligt i det dagliga arbetet. Jag har själv varit med om att leda förändringsarbete i både Sverige och Finland. I bägge länderna har vägen till att hitta rätt ord för en gemensam värdegrund inneburit heldagsövningar där samtliga medarbetare varit involverade.

Övningarna omfattar tex. att tydliggöra vilka fokusområden som är viktiga för arbetsgivaren såväl som hur vi vill att vi tillsammans skall uppfattas såväl av kunder som av de som vi arbetar tillsammans med. Att dela upp medarbetarna i tvärfunktionella grupper hjälper till att bryta nya banor och under en tidsbestämd övning lyfter vi fram så många positiva ord vi kan som vi skulle uppskatta att förknippas med. När vi därefter har en uppsjö av positiva nyckelord att välja i mellan behöver vi smalna ner utbudet till en hanterbar mängd. Tre värdeord är vanligt, men det kan lika gärna vara två eller fyra, men fler blir svårt att hålla konkret i vardagen framåt. Då alla sen fått vara med och rösta fram vilka ord som känns mest rätt och representativt för organisationen i stort så så kommer den tuffare delen. 

Gruppen skall tillsammans sätta ihop en kort beskrivning kring varje ord om vad det ordet verkligen innebär ur gruppens perspektiv. Håll det kort, två meningar är lagom för att ha en beskrivning som faktiskt kan hållas i huvudet. När övningen är avklarad och vi har ett resultat som alla kan stå bakom så kommer det riktigt svåra uppdraget.

Ni måste gemensamt se till att det verkligen blir ett levande arbete och inte bara just floskler på väggen. Att arbeta med nomineringar i processer där tex. medarbetarna vid veckomöten, avdelningsvis kan lyfta fram vilka kollegor som de känner har stöttat allra mest och levt upp till en eller flera av värderingarna under den senaste veckan är en möjlig detalj. En varning här att det lätt kan bli att vissa mer utåtagerande kollegor får nomineringar, medans de som ibland mer kämpar på i det tysta liksom aldrig uppmärksammas. Det allra viktigaste här är att ha en återkommande påminnelse om hur vi faktiskt rent konkret lever upp till värderingarna. Ju längre processen pågår, ju naturligare blir det att värderingarna faktiskt vävs in i det dagliga arbetet, oavsett när det gäller internkommunikation eller i dialog med kunder och partners.

En påminnelse då, det allra viktigaste i uppdraget är att verkligen få in värderingsarbetet i vardagen och vem uppskattar liksom inte en komplimang ibland! Under min tid som Nordisk Utbildningschef hade vi i både Finland och Sverige en tradition i bägge länderna att alla medarbetare återkommande nominerade en kollega som han/hon tycker bidragit lite extra med koppling till våra gemensamma värderingar Tillit - Engagemang - Mod. 

För mig personligen blev vårt framgångsrika arbete som mest tydligt året där 4 av 6 pristagare från bägge länder var en del av mina avdelningar! Det gör mig både stolt och rörd att vi så väl lyckats implementera värderingarna som ju ändå är en väldigt viktig grundplatta för en arbetsgivare i hur vi arbetar och stöttar varandra för att tillsammans nå framgång! Att jag själv dessutom också röstats fram av alla kollegor som mest bidragande inom Engagemang (2010 & 2014) och Mod (2016) gör mig både stolt och tacksam!

Hur arbetar ni själva med värderingar som en naturlig del i yrkeslivet?

Distansarbete kräver tillit

Nu har vi precis inlett 2022 och om någon sagt till mig för två år sedan att jag fortfarande skulle arbeta hemifrån fullt ut så hade jag inte trott på dom. Nu är jag i och för sig en stark anhängare till att kunna arbeta på distans, men det är en stor skillnad mellan att välja att göra det några dagar i veckan eller som nu, helt isoleras från kollegor förutom på Teams-möten. Som en tidigare chef sa till mig ”jag skiter i när och hur du ordnar resultat, det viktiga är att du lyckas” och jag har alltid följt den filosofin både för mig själv och de medarbetare jag haft i mina team!

Möjligheter till flexibelt arbete är extremt viktigt för medarbetarnas välbefinnande. Det visar tex en stor undersökning, där 1352 HR-ansvariga och linjechefer på företag med fler än 500 anställda i 16 europeiska länder intervjuats. Har du inte redan anammat möjlighet till olika alternativ så kommer det att märkas både med befintlig personal såväl som när du söker nya och i många fall yngre medarbetare som ser detta som ett naturligt inslag in den arbetsplats de väljer!

Tillit är nyckeln
Jag har själv alltid haft filosofin att de avdelningar jag varit ansvarig för skall vara så självgående som möjligt, alltid jobbat mycket internt med agila metoder och att lyfta våra värderingar. Om någon medarbetare haft behov att jobba hemifrån en dag eller kanske komma lite senare till jobbet så rör det mig inte i ryggen.

Det jag prioriterar är att våra gemensamt utvalda uppgifter blir färdiga och om någon kan fokusera bättre kring en specifik uppgift utanför kontoret så skall inte det fysiska mötet vara ett oöverkomligt hinder för ett lyckat resultat. Ett fokuserat möte via tex. Teams, Google Meet etc i rätt tid är klart mycket bättre än ”vi måste ses öga mot öga irl” och sen skjuts det där mötet framåt för att det är svårt att synka alla parters respektive kalendrar. Digitalisering är inte bara omstörtande nya affärsidéer och fokus på innovation och utveckling – även det dagliga arbetslivet genomsyras faktiskt av dess effekter.

Digitalisering och samarbetsmöjligheter
I många branscher och yrkesroller är det inte möjligt att ha huvudfokus utanför butiken, kassan eller receptionen där din roll innebär att stötta och arbeta med kunder/besökare som fysiskt är på plats. Men även här finns inslag i yrkesrollen där möjligheten att arbeta på distans finns om arbetsgivaren bara tänker till. Administration, kompetenshöjning etc behöver verkligen inte alltid genomföras på plats och ofta får du på köpet en än mer fokuserad medarbetare som får möjlighet att ladda batterierna och lägga fokus på den enskilda uppgiften! Våga ge tillit och du får igen förtroendet flera gånger om!

Jag har ju själv arbetat i kompetensbranschen med IT-fokus de senaste 18 åren så att jag haft möjligheter att testa nya samarbetsplattformar och metoder är såklart inte alla unt. SharePoint och numera Teams (med det riktiga Skype-protokollet för videosamtal) är för tillfället favoriter. Jag känner flera som älskar att samarbeta med tex. digitala Kanban-tavlor på Trello och sätta upp diskussionsgrupper i Slack. Det finns hur många tekniska möjligheter som helst för att kunna samarbeta även om gruppen är spridd över olika fysiska platser eller för den delen om någon är på resande fot eller behöver arbeta från alternativ plats någon dag.

Tekniken finns där och det är sällan en kostnadsfråga ifall den skall utnyttjas. I många fall handlar det tyvärr om ledande medarbetare som har svårt att släppa kontroll och ibland tyvärr är fast i vissa mönster eller processer kring hur arbetsuppgifter "skall utföras", "så här har vi alltid gjort på detta stället" eller "tänk om alla gjorde såhär".

Jag har tidigare konstaterat flera gånger att skall du lyckas med digitalisering eller andra förändringar så behöver alla vara med på detta och då är ledningen de som skall visa vägen och inte de som drar i handbromsen och detaljstyr allt efter sin egen verklighetsbild!

Vill du diskutera mer om digitalisering och kompetensresor får du jättegärna kontakt mig!

Att hitta inspiration i pandemi-tristessen

Jag är en person som lever mycket för upplevelser av olika slag, inspirerande möten och händelser som jag kan fotografera, dela med mig av, skriva om och helt enkelt få energi av nya intryck. Snart har det gått två år sedan den där första "temporära" distansarbetsdagen och jag märker mer och mer att situationen tär på dessa upplevelser...

Jobbmässigt har jag ju haft möjlighet att faktiskt kunna fortsätta arbeta någorlunda som vanligt fast hemifrån. Jag har ett kontorsrum hemma där jag kan stänga dörren och arbeta ostört med fin utsikt över skogen här hemma och hemarbetet innebär att jag faktiskt kan sova lite längre istället för att gå upp tidigt och pendla in till Göteborg samtidigt som jag kan gå ifrån datorn lite tidigare på eftermiddagen ifall jag skulle behöva för något ärende. Under de varmare månaderna kändes det absolut som ett mindre problem när jag kunde välja att sitta utomhus och arbeta ett tag, ta en break med en skön skogspromenad och ta en liten promenad ner till badsjön efter jobbet. Nu i vintertid däremot känns det som "Groundhog Day" dag efter dag...

Självklart har vi haft digitala aktiviteter med jobbet då och då som kört både tävlingar och yoga-pass via Teams, stort kudos till vårt marknadsgäng som tagit tag i och ordnat detta! Jag och kollegan på Göteborgskontoret har två inplanerade distans-fika i kalendern varje vecka och försöker hålla oss till allmänt tjöt kombinerat med lite jobbdelar, lite som det ska vara på fikapauserna :) Annars är det även inspirerande att hålla kontakt med gamla kollegor från förr som mer blivit vänner än kollegor nu och vi har till och med kört distans-AW med gött tjöt och en öl därtill även om det inte riktigt är samma sak som att träffas "live". 

Nu är vi inne i lite samma situation som för två år sedan där vi antagligen tror och hoppas att vi kan komma igång lite mer  framåt sommaren i alla fall. Under tiden tar jag mer än gärna emot tips för att hålla tristessen borta och få upp inspirationsnivåerna till någorlunda som innan!!

2022... ett spännande år

 

Hälften av januari har nu gått och de flesta av oss är tillbaks på jobbet, eller rättare sagt i arbete eftersom regeringen gått ut med att de som kan ska fortsätta jobba hemifrån...

Utan att kunna avslöja mer just nu så kommer 2022 att bli ett spännande år för min del där fokus på innovation kommer vara en än större del. Just nu så är det som vanligt grått och trist, men ljuset och våren är på väg och jag ser verkligen fram emot all värme igen!

I dagarna hade jag 18-årsjubileum inom utbildningsvärlden och jag fick såklart skåla med mig själv och fira denna lilla händelse. Utvecklingen har verkligen gått framåt sen min första tid och bredden på kompetensområden jag både arbetat med och utbildat mig själv inom är imponerande! Mina egna erfarenheter inom både teknik, ledarskap och inte minst pedagogik har gett mig en väldigt bra översiktsbild för att både hitta de mest lämpliga insatserna, men också att jag i stort sett alltid kan återkoppla snabbt vilket mer än en gång avgjort att just jag fått ansvar att stötta i kompetensutvecklingen. Det kommer bli väldigt intressant att se hur dessa färdigheter kan stötta framåt'!

Avslutningsvis hoppas jag verkligen innerligen på att vårt samhälle snart ska komma tillbaks till mer vanlig vardag (anna Covido). Facebook brukar ju påminna om "denna dagen" tidigare år och det är mer än en aktivitet som jag med längtansfyllda blickar tänker tillbaks på, misstänker även du har sådana tankar ibland :)