Arbetsprocesser som fungerar för alla

Något som ofta återkommer när vi pratar agila och välmående organisationer är att så många som möjligt av medarbetarna känner sig involverade och ser fördelar i de interna belöningssystem som är tänkta att stärka både personer men självklart även stötta i ekonomiska framgångar.

I en organisation är det alltid varierande drivkrafter som inspirerar olika medarbetare och att helt personifiera kompensationer och övriga fördelar kan vara en vision, men även extremt mycket arbete i större organisationer. Utgångspunkten däremot bör vara att inte låsa sig vid en eller två lösningar där olika grupper kanske till och med kan ställas emot varandra. Ett vanligt exempel är säljstarka organisationer där de säljande medarbetarna ofta både kompenseras med rörlig provision och inte heller helt ovanligt erbjuds riktade tävlingar där en eller fler personer tänks motiveras av tex. extra ekonomisk kompensation medan andra avdelningar som ej på lika tydligt sätt bidrar till intäkter ibland helt blir utan även om de ibland till och med får större arbetsbörda och leveranskrav genom ökad försäljning.

Det är viktigt för ledningen att tydligt visa hur hela organisationen påverkas vid olika skeenden och skapa en förståelse för medarbetarnas olika roller och även bygga belöningssystem som i slutänden stöttar hela bolaget. Att återigen ta in förslag från medarbetarna kring olika belöningar som kan vara triggande på olika sätt och därefter bygga en tydligt specificerad och rörlig belöningsstege som mer utgår ifrån poäng där varje unik medarbetare kan välja olika alternativ är en bra start.

Att även vara tydliga med att dessa extrafördelar är något som företaget kan erbjuda vid vissa, ej standardiserade tillfällen är definitivt en viktig del för att också få den extra boost som dessa aktiviteter är tänkt för. Exempel på utfall kan vara när företaget gör vinst, vid vissa tillfällen när arbetsmängden tillfället ökas etc. Exempel på hur poängen kan utnyttjas är i extra lön (pengar), ledighet, checkar på SPA och liknande. Rent skattemässigt behöver kompensationen ha en beräkning på ekonomiskt värde som redovisas, men exakt hur detta värde sen utnyttjas bör kunna vara så individuellt som möjligt för att trigga medarbetarna.

När fel kompensationsmodell inte levererar

I yrkeslivet hittar vi såklart flera yrken där du ofta arbetar helt ensam i utförandet, men om vi saknar dialog och planering så kan resultatet bli att 10 kollegor lyckats var för sig, men det gemensamma målet nås inte för vi har inte haft en gemensam och tydlig bild exakt vart vi är på väg.

Tänk dig ett företag som har 100 produkter att sälja och kravet för leverans är att vi nått minst 10 sålda exemplar för just den produkten. Säg att företaget har 10 superduktiga säljare som var för sig lyckas sälja inte mindre än 50 enskilda produkter var under en period. Sett till individen är det ett suveränt resultat och det blir många ringningar i säljklockan i veckan. Men när det sen väl är dags för leverans så upptäcker leveransavdelningen att inte en enda av de unika produkterna nått upp till minimigränsen för leverans, för alla säljarna har lyckats pricka in olika produkter.

Resultatet blir att ingen av kunderna kan få sin beställda produkt just då och säkerligen väljer flera att köpa av någon annan i branschen. Det är här som en vägledare behövs, en person som både kan lyfta fram vad helhetsmålet är, men även vara med att stötta och guida grupp och individer under resans gång och självklart behöver vi hitta modeller som gynnar alla medarbetare!

Hur ser det ut hos er?

Konsten att återkoppla

Feedback i vardagen är ofta eftersträvat i arbetslivet och i en coachande agil kultur som många arbetsgivare strävar efter så är den dagliga återkopplingen något som driver både medarbetare och resultat framåt. Nu när så många av oss även arbetar på distans och inte har möjlighet till de där diskussionerna vid kaffeapparaten blir det än viktigare att vara snabb på att återkoppla!

För mig själv som arbetat med kommunikation i olika roller en lång tid så märker jag att även om det är något vi ser som viktigt både i arbetet både internt såväl externt, i försäljning, marknadsföring och sociala medier så är det tyvärr fortfarande vanligt med utebliven återkoppling. Jag tror personligen att det inte beror på att någon medvetet låter bli att kommunicera, mer att alla personer inte förstår vikten av bra feedback.

När det gäller intern kommunikation är det en fråga om att involvera samtliga i dialogen, från ledning och neråt. Jag har tidigare skrivit om när osynliggörande och utebliven respons används som härskarteknik från person i ledande ställning och hur du kan göra för att bryta detta, men är det något som nästan blivit en standard från flera personer i ledande ställning så är det också ett beteende som ärvs nedåt i organisationen och till sist blir en standard kring hur medarbetare behandlar varandra. Att då försöka visa att snabb återkoppling både gynnar den enskilde personen såväl som alla i organisationen är något som ofta kräver fokuserade heldagar med team-övningar och diskussioner. Snabb lösning här om du känner igen dig i din organisation, bli den som alltid ser till att återkoppla snabbt när någon har frågor så bidrar du till en organisation byggd på kontinuerlig återkoppling!

När det gäller externa kontakter stöter jag relativt ofta på någon som har frågor som jag själv försöker återkoppla snabbt till. Men att sen förstå varför det plötsligt blir tyst i andra änden är inte alltid enkelt. Ofta är orsaken att en person hos den externa parten fått i uppgift att tex. få förslag på en kommande utbildningsinsats och när den personen då får snabb återkoppling från mitt håll betyder inte alltid det att de själva har ett snabbt svar. 

Ibland har den frågeställande parten inte mandat att själv ta beslut utan behöver skicka svaret vidare och är då såklart själv beroende på svar internt innan de kan gå vidare med svar till mig. Själv har jag för länge sedan slutat lägga värderingar på ifall någon är dålig på återkoppling utan ser det som del i mitt uppdrag att hjälpa dem att komma till ett beslut. Ett tydligt nej är alltid minst lika uppskattat som ett klart ja, men att bollas framåt med "det kan vara intressant, ring om en månad - senare i höst - till våren etc är nästan lika frustrerande som total tystnad och inte alls positivt. Tydliga besked är alltid välkommet!

Tips om du arbetar med mig
För några år sedan genomförde jag min första REISS-profil kring vilka drivkrafter som är viktigast för mig och vad jag kan behöva arbeta på. En uppgift som alla vi deltagare fick ta fram var tips kring hur andra bäst kan arbeta med oss och jag tänkte dela med mig av mina råd här och kanske du själv får tips om hur du själv skulle sätta upp detta för egen del?

Gör det här

• Kom jättegärna med förslag kring förbättringar
• Leverera dina egna uppgifter i tid
• Var konkret, rak och ha alltid fakta kring dina argument
• Allt behöver inte vara 100% perfekt för att komma vidare
• Håll vad du lovar och lova bara det du kan leverera!
• Lyft gärna fram bra saker, beröm alla i teamet när vi gör bra saker!

Gör INTE det här

• Jag vill aldrig höra "vi har alltid gjort såhär" utan argument
• Var inte sen till möten, vår tid är lika viktig som din!
• Verkar du missa deadline, säg till innan så vi andra kan justera våra uppgifter!
• Låt bli att stressa, du jagar upp mig och till slut gör jag ditt jobb och då är du onödig!

Konsten att lyckas i affärer

Ibland får jag frågan "vad är det som gör att du lyckas med affärer" och det är väl egentligen flera olika faktorer, men jag brukar tänka på vad en av mina expertkonsulter en gång förklarade för mig

Fair and square, Tobias is great to do business with. Always interested in win-win-win-deals: customer wins, Tobias' company wins, I win

Att just ha som utgångsläge att alltid försöka leverera det bästa resultatet både för kunden såklart, men även med omtanke av de samarbetspartners jag arbetar med och självklart för mig själv och min arbetsgivare är definitivt en del som gör att jag än idag har både expertpartners och kunder som kommer tillbaka när det är frågan om nya äventyr!

Som läget är just nu när det minskas på nya satsningar och planerade affärer både skjuts fram och inte helt sällan bara ställs in så är det än viktigare att kunna ha en partner du litar på alltid levererar det som är allra bäst för dig. 

För dig som säljer tjänster är det definitivt viktigt med fingertoppskänsla. Självklart förstår jag känslan av frustration när du inte får svar på dina frågor och du börjar känna att alla dina planer försvinner, men samtidigt är det viktigt att kunna förstå vilken situation kunden befinner sig i. Om du har tillräckligt på fötterna för att kunna förtydliga att just dina tjänster kommer stötta kundens utmaningar, så finns den där möjligheten att ändå kunna göra en investering "trots att det egentligen inte är möjligt".

Nu börjar vi se ett slut på den här tråkiga Q2 och även om det kanske bär emot så kommer dina insatser att löna sig, om inte annat i höst! Ta hand om dig!!

Att våga säga NEJ

I början av 90-talet arbetade jag som teamledare för ett gäng som sålde sakförsäkringar, det vill säga det skydd som du behöver när något händer med hemmet, bilen, båten etc. Jag kommer ihåg en gång när hela vår avdelning var iväg på säljutbildning i Köpenhamn med många övningar både i grupp och individuellt.

En sak som då fastnade lite extra hos mig var faktiskt en film som skådespelaren John Cleese (Monty Python, Pang i bygget med mera) hade spelat in. Själv tror jag det är den underbara brittiska humorn som bidrar till att jag kommer ihåg denna film lite mer och tyvärr har jag inte sedan dess lyckats hitta filmen någonstans. Upplägget bygger på att vi alla har olika karaktärsdrag som är mer eller mindre tydliga. Det är en uppsjö av olika "kunder" som visas upp och självklart är en avgörande ingrediens hur du som säljare kan hantera invändningar och kommunicera på ett sätt som din kund uppskattar.

Jag kommer inte ihåg alla olika karaktärer (självklart finns det hur många olika personligheter som helst bland kunder såväl som överallt annars), men en "kundtyp" som fastnade lite extra är en personlighet som jag själv stött på många, många gånger sedan dess. Jag tror till och med att det kan vara ett karaktärsdrag som vi svenskar bär med oss utan att vi ens tänker på det. Det är personen som inte kan med att ge ett "negativt" svar utan istället skjuter fram beslutet gång på gång (antagligen med förhoppning att säljaren till slut skall tröttna).

I filmen har såklart Cleese just en sådan kund som varken kan säga "nu kör vi" eller "nej tack, det är inte aktuellt för oss". Istället blir svaret varje gång att absolut är det aktuellt, men inte just nu... Ring mig slutet av månaden, efter sommaren, slutet av året, nästa år etc etc är inte helt ovanligt att få höra. Som säljare släpper du förstås inte en kund som någon gång gett tecken på att vilja köpa, men samtidigt är det extremt frustrerande när det luddiga svaret nästan är identiskt med senast. Scenen i filmen avslutas med att Cleese ringer upp och fullkomligt skriker DECISION DAY!!!! (medans den stackars kunden rent fysiskt gömmer sig under ett bord tillsammans med sin telefon :)

Så om du känner igen dig som den där personen som verkligen avskyr att ge andra ett negativt besked så kan jag nu lugna dig...

Att kunna ge ett klart och tydligt svar på en fråga du diskuterat ett tag är faktiskt positivt oavsett om du återkommer med ett ja tack och vill gå vidare i planeringen eller för den del ett lika tydligt nej tack som ju ger ett klart avslut på just den aktuella dialogen! 

Du kanske själv just nu har en dialog med en leverantör kring tjänster eller produkter, låt i så fall din julklapp för i år bli ett tydligt svar!

Oavsett om det betyder att ni kommer vidare i en leverans eller helt avslutar just den dialogen så garanterar jag att du kommer göra din diskussionspartner glad och kanske till och med ge dig själv lite helgvila inför nästa år :)

PS: Nu är det mindre än tre veckor kvar till julafton, hoppas du också kunnat börja varva ner!

Koppla kompetenshöjning till lönsamhet!

Nu börjar det bli dags för nya årsbudgetar och som vanligt vet "alla" hur viktigt det är med kompetenshöjning för att behålla marknadsandelar, komma in på nya områden eller kanske bara arbeta mer effektivt. 

Konstigt nog är det långt ifrån alla bolag som ställer sig frågan "vad är målet med kompetenshöjningsinsatsen". Kanske behöver ni få medarbetare att arbeta mer effektivt med befintliga program för att spara pengar som kan satsas på andra delar, nyanställningar eller andra inköp. Kanske ni måste ta ett strategiskt beslut att satsa på ett helt nytt område därför att ni märker att marknaden har större efterfrågan där än på områden där ni har er expertis i dagsläget.

Oavsett varför så måste arbetsgivaren börja se kompetensutveckling som en viktig del som driver utvecklingen framåt och antingen om ni räknar med att tjäna mer eller spara pengar genom insatsen så är utbildning en investering som gör att ni både blir effektivare och i många fall har medarbetare som satsar det där lilla extra för att jobbet satsat på att utveckla just honom/henne. Det finns många anledningar och sätt att få koll på vad som gagnar ens eget företag mest med kompetenshöjning och här skulle jag vilja förklara hur vi kan hjälpa till att göra bilden klarare...

8 steg i rätt riktning

• Behovsanalys: Organisationens behov av kompetens definieras
• Kunskapsinventering: Kartläggning av organisationens befintliga kunskaper
• Processkartläggning: Kartläggning av organisationens arbetsprocesser
• Gapanalys: Skillnaden mellan aktuell kompetens och behov definieras
• Best Practice: Dokumentation av och förslag till förbättringar av organisationens arbetsprocesser
• Utbildningsplan: Utifrån gapanalysen fastställs en utbildningsplan samt målet för utbildningen ur ett strategiskt perspektiv
• Utbildning: Val av utbildning styrs av vilka behov individen, teamet och företaget har Insatsen kan ske i ett antal olika former som anpassas efter det mest effektiva och pedagogiska upplägget för varje tillfälle
• Effektmätning: Utbildningsinsatserna utvärderas kontinuerligt i relation till de uppsatta målen

Kunskap som ger resultat

Medarbetarnas kompetens utgör den viktigaste konkurrensfördelen för alla kunskapsintensiva företag. Det innebär stora utmaningar, i synnerhet på en marknad som förändras snabbare och snabbare och där företagens kunskapshantering får allt större betydelse. Kunskapshantering handlar om organisationens förmåga att omsätta den enskilda medarbetarens kunskap i verksamheten, så att organisationens samlade kunskap ökar. Rätt kunskapshantering leder till större konkurrenskraft och effektivitet för hela företaget.

Kunskap är en tillgång som ger god utdelning när den hanteras på rätt sätt. Därför måste all kunskaps- och kompetensutveckling utvärderas utifrån affärsnyttan. Kommer till exempel en utbildningsinsats att leda till att organisationens samlade kunskap förbättras? Är det rätt kunskap som tillförs, det vill säga, kommer den att skapa affärsmässiga fördelar? Och - vilka delar av organisationen bör utvecklas? I vilken ordning?

"Det värsta som kan hända är inte att de anställda kompetensutvecklar sig och drar vidare till andra företag. Det värsta som kan hända är att de inte utvecklar sig och stannar kvar." - Strategier

Kompensationsmodeller som gynnar alla medarbetare

Något som ofta återkommer när vi pratar agila och välmående organisationer är att så många som möjligt av medarbetarna känner sig involverade och ser fördelar i de interna belöningssystem som är tänkta att stärka både personer men självklart även stötta i ekonomiska framgångar.

I en organisation är det alltid varierande drivkrafter som inspirerar olika medarbetare och att helt personifiera kompensationer och övriga fördelar kan vara en vision, men även extremt mycket arbete i större organisationer. Utgångspunkten däremot bör vara att inte låsa sig vid en eller två lösningar där olika grupper kanske till och med kan ställas emot varandra. Ett vanligt exempel är säljstarka organisationer där de säljande medarbetarna ofta både kompenseras med rörlig provision och inte heller helt ovanligt erbjuds riktade tävlingar där en eller fler personer tänks motiveras av tex. extra ekonomisk kompensation medan andra avdelningar som ej på lika tydligt sätt bidrar till intäkter ibland helt blir utan även om de ibland till och med får större arbetsbörda och leveranskrav genom ökad försäljning.

Det är viktigt för ledningen att tydligt visa hur hela organisationen påverkas vid olika skeenden och skapa en förståelse för medarbetarnas olika roller och även bygga belöningssystem som i slutänden stöttar hela bolaget. Att återigen ta in förslag från medarbetarna kring olika belöningar som kan vara triggande på olika sätt och därefter bygga en tydligt specificerad och rörlig belöningsstege som mer utgår ifrån poäng där varje unik medarbetare kan välja olika alternativ är en bra start.

Att även vara tydliga med att dessa extrafördelar är något som företaget kan erbjuda vid vissa, ej standardiserade tillfällen är definitivt en viktig del för att också få den extra boost som dessa aktiviteter är tänkt för. Exempel på utfall kan vara när företaget gör vinst, vid vissa tillfällen när arbetsmängden tillfället ökas etc. Exempel på hur poängen kan utnyttjas är i extra lön (pengar), ledighet, checkar på SPA och liknande. Rent skattemässigt behöver kompensationen ha en beräkning på ekonomiskt värde som redovisas, men exakt hur detta värde sen utnyttjas bör kunna vara så individuellt som möjligt för att trigga medarbetarna.

När fel kompensationsmodell inte levererar

I yrkeslivet hittar vi såklart flera yrken där du ofta arbetar helt ensam i utförandet, men om vi saknar dialog och planering så kan resultatet bli att 10 kollegor lyckats var för sig, men det gemensamma målet nås inte för vi har inte haft en gemensam och tydlig bild exakt vart vi är på väg.

Tänk dig ett företag som har 100 produkter att sälja och kravet för leverans är att vi nått minst 10 sålda exemplar för just den produkten. Säg att företaget har 10 superduktiga säljare som var för sig lyckas sälja inte mindre än 50 enskilda produkter var under en period. Sett till individen är det ett suveränt resultat och det blir många ringningar i säljklockan i veckan. Men när det sen väl är dags för leverans så upptäcker leveransavdelningen att inte en enda av de unika produkterna nått upp till minimigränsen för leverans, för alla säljarna har lyckats pricka in olika produkter.

Resultatet blir att ingen av kunderna kan få sin beställda produkt just då och säkerligen väljer flera att köpa av någon annan i branschen. Det är här som en vägledare behövs, en person som både kan lyfta fram vad helhetsmålet är, men även vara med att stötta och guida grupp och individer under resans gång och självklart behöver vi hitta modeller som gynnar alla medarbetare!

Att våga pröva något nytt

Smakpoäng: Nr 1 Okayama Single Malt 2,8, Nr 2 Auchentoshan 21 år 3,1, Nr 3 Glenfarclas 25 år 4,0, Nr 4 Tormore 1995 22 år 3,4

En gång per kvartal är jag med och testar lite spännande Whiskeysorter och det är inte helt sällan som jag hittar en ny favorit som kanske får göra comeback i lite större flaska på hemmafronten. Det är så lätt att fastna med en viss favoritdryck, mat eller för den del leverantör av tjänster om vi tar tänket vidare till arbetsvardagen.

Inom mitt eget huvudområde utbildning så är det ofta väldigt riktat vem i branschen som är bäst på ett visst område och sen blir det lite som röstningen i riksdagsvalet "vi har ju alltid gjort såhär". Personligen har jag alltid levt efter mottot att leverera det som efterfrågas oavsett om det finns eller inte i dagsläget. Oavsett om jag ser det från min roll som säljare eller produktchef så är det ändå extremt sällan jag tackat nej till ett uppdrag på grund av att området inte finns på hyllan.

Men att gå ifrån en "självklart löser jag detta" till att ha en bredd färdig att visa upp är inte alltid det enklaste. Tidigare har jag i omgångar behövt lösa mycket på egen hand, men nu när jag ingår i ett team med mig plus hela tre ytterligare produktansvariga och nästan dubbelt så många som stöttar leveransen så garanterar jag att det kommer att märkas i allt högre grad hur mycket resurser som kan sättas in!

För mig kommer alltid det viktigaste vara att leveransen av våra tjänster och stödet däromkring finns med hela vägen och det gäller oavsett vilken produkt eller inriktning som kompetensinsatsen går emot. Äkta kvalitet i alla led lyser alltid igenom i slutänden och det gäller allt ifrån områdesexpert som lärare, material, presentationsstöd etc till fräscha och bekväma stolar till dig som deltagare, gott om utrymme att umgås eller för den del gå undan lite för dig själv en stund i en paus under kursen.

Att skriva en bok - resan inleds

Jag har länge fantiserat om att skriva en bok och efter sådär 15 år plus som bloggare och skribent så har jag nu gett mig själv utrymme att faktiskt lägga undan vardagens måsten någon dag per vecka, sätta på lite skön musik (tipsar gärna om spellistan YIN) och samla ihop funderingar och tankar på ett enda ställe. Jag kommer kanske ge några smakprov från boken under vägens gång och tänkte börja med förordet, nu är jag igång!

Ledarskap, från kök och idrott till digitalt på distans

Foto:Frida Rönnholm

Att stötta någon att lyckas och göra lite bättre resultat för varje gång är en egenskap som ofta uppmuntras, men inte alltid efterlevs i dagens hektiska samhälle. Redan i skolåldern går arbetet numer allt mer mot grupparbeten och oavsett hur man ser det så behövs det alltid någon som är tillgänglig att visa vägen och (när så behövs) coacha en vän som kanske fastnat på någon uppgift. Ibland är det en förälder, en lärare eller kanske din chef...

Vi kan se det i idrottens värld, där kommunikation verkligen är något som behöver nötas in då det sällan kommer helt naturligt för våra minsta att vi ofta får bästa resultat när alla lyckas tillsammans. Känslan när ett barn märker att ju bättre vi samarbetar, ju bättre resultat når vi, är magisk!

I yrkeslivet hittar vi såklart flera yrken där du ofta arbetar helt ensam i utförandet, men om vi saknar dialog och planering så kan resultatet bli att 10 kollegor lyckats var för sig, men det gemensamma målet nås inte för vi har inte haft en gemensam och tydlig bild exakt vart vi är på väg. Tänk dig ett företag som har 100 produkter att sälja och kravet för leverans är att vi nått minst 10 sålda exemplar för just den produkten. Säg att företaget har 10 superduktiga säljare som var för sig lyckas sälja inte mindre än 50 enskilda produkter var under en period. Sett till individen är det ett suveränt resultat och det blir många ringningar i säljklockan i veckan. Men när det sen väl är dags för leverans så upptäcker leveransavdelningen att inte en enda av de unika produkterna nått upp till minimigränsen för leverans, för alla säljarna har lyckats pricka in olika produkter. Resultatet blir att ingen av kunderna kan få sin beställda produkt just då och säkerligen väljer flera att köpa av någon annan i branschen. Det är här som en vägledare behövs, en person som både kan lyfta fram vilket resultat vi vill nå, men även vara med att stötta och guida mot målet under resans gång! 

För mig handlar ledarskap just om förmågan att stötta med tydliga mål, ge alternativa redskap för att nå dit och framförallt kontinuerligt vara där och coacha varje individ för att skapa ett resultat där vi alla lyckas. Att hitta det där samarbetet där du har modet att vara trygg med både ditt eget engagemang samtidigt som du har tillit att dina kollegor arbetar på samma sätt, då vinner vi ihop!

Min första erfarenhet som teamledare inleddes i restaurangvärlden då ägaren till ett ställe jag arbetade på samlade oss kockar och helt enkelt sa till mig ”nu får du ansvara för att stötta dina kollegor så vi tillsammans blir effektivare” (egentligen var det mer i stil med ”nu får det f”#¤n vara slut på veleriet, DU får ansvara för jag orkar inte mer” men nu är det min lite snällare tolkning som får gälla). Under resans gång har jag därefter lett en grupp telesäljare inom försäkringsbranschen, mig själv som egenföretagare (jobbiga diskussioner), varit regionalt ansvarig för flera ideella organisationer och nu senast lett medarbetare inom IT-utbildning både här i Sverige såväl som i Finland och ofta på distans.

I denna bok har jag samlat erfarenheter under resans gång, både personliga men också nya kunskaper som jag själv tagit till mig via olika utbildningar och konferenser som jag deltagit på genom åren. Vi är alla olika så varje liten del kommer säkert inte att tilltala just dig, men min förhoppning är att du kommer hitta några guldkorn som kan stötta just er resa! Välkommen!

Jag heter Tobias Strandh och har arbetat med ledarskap och kommunikation sedan 90-talet. Sedan 1992 är jag även förälder och sedan dess har det blivit sex barn. Jag tillägnar denna bok åt min tålmodiga hustru Ulrika och mina kära döttrar och söner som stöttat mig hela vägen i ur och skur!

//Tobias