Modern Workplace, vad är egentligen det?

Den senaste tiden har jag haft flera trevliga möten där en stor del av fokus landade i diskussioner kring hur vi uppfattar en utvecklande arbetsmiljö och konceptet "modern workplace" är verkligen något som det finns många uppfattningar kring.

När jag sommaren 2019 besökte Las Vegas (kommer ni ihåg konferenser där man faktiskt möter folk i verkliga livet? :) och Microsofts inspirationskonferens så var ett stort inslag just kombinationen av teknik och förståelse för hur vi uppfattar möjligheter och utmaningar. Det har väl knappast undgått någon hur pyttemjuk ändrat riktning med sin nya ledning och forskningen (och deras uppåtgående resultat) visar verkligen att de gör helt rätt. I Microsofts fall krävdes det en ny VD och i många fall en helt ny ledning för att ändra riktning på hela skeppet. Oavsett storlek på bolag eller arbetsgivare så är detta den absolut viktigaste delen att ta med sig. Utan transparens och öppet stöd ifrån de högsta cheferna så spelar det ingen roll vilken häftig ny teknik som köps in eller vilka vackra ord som presenteras.

Gör som jag menar, inte som jag säger...

Vi har väl alla varit med om att vi tänker en viss tanke, men säger något helt annat eller kanske mer vanligt, är väldigt otydliga med vad vi egentligen menar. Själv får jag ofta höra av barnen att "men det var inte så du sa" och jag tror att vi alla har en lärdom att ta in kring hur öppna och tydliga vi är när vi vill få fram ett budskap. Än värre är det faktiskt när tex. chefer mässar om fina tankar och idéer, men i verkligheten fortsätter med sitt gamla arbetssätt för "såhär har vi alltid gjort"...

När vi pratar om förändringar, nya sätt att jobba, ja då krävs det att de som har en ledande ställning verkligen också visar att detta gäller alla, även dem! För att verkligen se effekt krävs det engagemang, tydlighet och kanske allra viktigast en transparens att vi alla är nya på området och stöttar varandra i resan. Tillsammans hittar vi den bästa vägen för en modern arbetsplats!

Modern workplace, lika mycket förståelse som teknik

Jag har länge mässat om att när det gäller ny teknik och att verkligen kunna få effekt av denna så är det människan som i grunden behöver förstå nyttan och vad målet med tekniken är. Det är väldigt glädjande att höra nu när jag är talar med kunder att förståelsen för nyttan och kommunikationen där omkring i många fall är lika viktig som att lära sig den nya tekniken i sig. För att kunna dra verklig nytta av investeringarna är det hög tid att också kunna ta ett steg in i hur tekniken kan bidra till ett mer modernt arbetsliv och i slutänden både bättre resultat samtidigt som medarbetarna får en uppdaterad arbetsmiljö.

Möten, hur kan vi effektivisera dessa?

Förr i tiden när vi inte hade teknikstöd behövde vi i många fall ha alla medarbetare på plats. Möten var tvungna att hållas fysiskt och på sin höjd kunde du ha telefonkonferens om det verkligen behövdes. Idag har i stort sett alla bredband hemma eller möjlighet att sitta och jobba någonstans där det finns tillgång till Internet och alla vi som arbetat på distans i snart två år visar ju att det verkligen går att göra samma insats fast du inte har en chef som övervakar varje tangentklick! 

Vi har alla möjliga tekniska hjälpmedel för att slippa resa till möten och om någon har svårt att få ihop fritid och jobb så går det ju även i vanliga fall att arbeta på distans och uppnå bra resultat, ibland ännu bättre än om personen tvingas sitta i kontorslandskap.

En viktig detalj när det gäller mötesplanering är att lämna "luft" för pauser, så det inte blir så att du en dag kikar i kalendern och ser att hela dagen, timme efter timme är inbokat redan... Försök att planera upp kortare möten så de tex. är 25 istället för 30 minuter, längre möten kanske 45 istället för 60 minuter så du får möjlighet att sträcka på benen, ta lite kaffe eller annat. En paus är viktig både fysiskt, men även nödvändigt för att kunna ladda om mentalt! Använder du Outlook och kalendern där så går det faktiskt att sätta som default att kapa bort 5 minuter för varje bokad halvtimme, testa vet jag!

Tillit... vägen till en verkligt modern arbetsplats!

I slutänden är det en fråga om tillit... tro på din kollega, lita på att även om du inte kan se dem så kommer de att leverera! Jag kan ta mig själv som exempel när jag vid tillfälle behövt sitta en heldag och utveckla något kring ett utbildningsprogram eller liknande och då gjort det på hemmakontoret.

Lägg till dimensionen att vi alla är olika och fundera över vilket som faktiskt är bäst för din kollega. Framförallt, är du ledare och vill få möjligheten att se än bättre resultat så är det ett värdeord som jag vill att du tar med dig... det är tillit. När alla känner att man vågar testa nya vägar, vågar vara unik och vågar säga nej, då har du hitta en väg till en riktigt modern arbetsplats!