Idag hade jag tre möten varav två interna. Det externa mötet involverade dels två externa kursledare och en kund och detta var det enda mötet där samtliga var på plats i tid och väl förberedda inför frågor och tankar kring just det som mötet handlade om...
Att säga att jag älskar möten är en överdrift. Möten är viktiga och ofta nödvändiga, men tenderar ibland att både dra ut på tiden och minst lika ofta fladdra iväg från ämnet som det hela egentligen handlade om... Så här kommer Elisabeths tankar (i fetstil) och mina tillägg (i rött)
Spara tid på möten (länk till originaltext)
1. Kom i tid- Slösa inte andras tid med att komma försent
Jag börjar oftast förbereda mig en kvart före mötet, tar inga telefonsamtal som kan dra ut på tiden och kommer kollegor med frågor etc ber jag att få återkomma efter mötet. Om alla vet att man har dessa rutiner blir det även lättare efter hand! Det är väldigt irriterande att sitta förberedd och vänta på någon som "fastnat" på någonting. Jag har också andra saker som kanske ibland är mer aktuella just för mig, men jag respekterar att vi alla satt av tid för just detta mötets agenda.
2. Var förberedd- Var påläst och ha alla relevanta dokument med dig
Det är ofta mer regel än undantag att någon får springa till printern, hämta datorn etc. Vet inte om det beror på att jag har barn, men då ser man fasiken till att ha gjort i ordning allt man behöver (gärna dagen innan om man skall iväg tidigt på morgonen!)
3. Gå dit bara om du måste- Varför deltar du?- Vad förväntar du att få ut av det?- Vad bidrar du med?
Ofta är det en viss grupp som får samma inbjudan (och ibland bara för att ingen skall känna sig förfördelad). Tacka hellre nej om du inte känner att du kan bidra med något i just det ämnet som skall diskuteras. Du har säkert andra saker som du hellre prioriterar och vi som är aktiva i just det ämnet sparar gärna tid istället för att någon bara vill visa att dom "är med..."
4. Engagera dig- Delta aktivt
Ganska ofta deltar jag i telefonkonferenser och det är inte helt sällan man inte ens är medveten om att någon som deltog faktiskt var där förrän men läser mötesprotokollet. Se mina tankar på punkten ovan!
5. Lyssna noga- Slösa inte bort tid genom att inte lyssna ordentligt på vad som sägs.
Om vi utgår från att dom som är bjudna till mötet har något att tillföra så är det inte bara oproffsigt att inte lyssna, det är även väldigt dumt med tanke på att du aldrig kan påvera något som du inte är insatt i!
6. Håll dig till saken- Se till att dina inlägg och kommentarer berör mötets centrala frågor och inte bara är en ursäkt för att demonstrera hur smart och klok du är.
Exakt, om du bara öppnar munnen för att påpeka uppenbara saker, hacka på folk för att visa att du vet mer och liknande beteenden så bidrar du inte till mötet för fem öre. Det enda du gör är att folk som är mer tillbakadragna (men ändå kanske har riktigt bra idéer) blir tysta. Det är förödande för kreativiteten!
7. Fatta dig kort- Säg vad du vill ha sagt och inget mer. Prata inte på av bara farten.
Läs - "min tid är lika viktig som din, slösa inte bort någonderas!"
8. Var artig- Avbryt inte andra hur mycket du än ogillar åsikten som framförs. Vänta tills personen har slutat innan du säger ditt.
Här är något som jag själv måste bli bättre på. Jag kan ibland bli väldigt rastlös när jag tycker att långrandiga utlägg inte tillför något. Men, skall försöka bättra mig :)
9. Diskutera frågor, inte individer.
Mycket viktigt! Låt inte din åsikt om en viss person påverka dina tankar om denne/a persons arbete. Väldigt svårt ibland, men det tillför inget till mötet och ställer bara dig i dålig dager om du attackerar en konkret person. Fokusera hellre på ämnet!
10. Var handlingsinriktad- Notera actions, sätt deadlines och följ upp.
Min favorit! Hur skall man kunna slutföra något om det inte finns ett klart slut, eller i alla fall en milstolpe där man kan utvärdera! Har själv varit med på möten där jag flera gånger fått inflikna "och när har vi deadline för xxx"
***SKRATT*** Helt underbar bild. Och, kloka tankar och mycket man kan känna igen sig i och ta till vara på. MVH //ES
SvaraRaderahåller med i allt! blir själv helt vansinnig på att vänta en kvart när jag själv var klar att börja fem minuter före mötet!
SvaraRaderaBra skrivet!!!
Egentligen fantastiskt att vi behöver påminna varandra om dessa självklarheter - men ibland sprider sig en kultur av "lättja". Jag gillar speciellt att du skriver inbjuda till möte - det finns fortfarande alltför många kallelser. En bra start på ett möte är ju att alla som är närvarande valt att komma för att de tror att de kan få ut något/bidra med något genom att delta!
SvaraRaderaTelefonmöten nämner du. Jag har experimenterat en del - ganska framgångsrikt må jag säga - med distansmöten bl a telefonmöten. På min hemsida www.openspaceconsulting.com har jag lagt ut ett dokument på engelska som säkert kan ge något för den som är intresserad. Jag använder mig t ex av "rundor" så att alla som är med får möjlighet att bidra med sin bild av en fråga/eller vid incheckning. En annan enkel teknik är att använda s k "talking stick" vilket gör att man kan prata till punkt innan andra tar över... Jag har fått väldigt positiv återkoppling på dessa enkla knep som hjälper att ta tillvara mer av kompetensen som är samlad i ett möte - och det är ju inte fy skam!
MVH Thomas Herrmann
Hej Thomas och kul att du gillade mina funderingar kring möten. Speciellt telefonmöten utan klar struktur är en riktig "pet peeve" :)
SvaraRadera